Offerte Vorlage: Offerte gratis online erstellen

Bevor Sie einen Auftrag ausführen, möchte Ihr Kunde wissen, was er kostet. Mit Scanbill schreiben Sie die Offerte im gleichen Formular wie Ihre Rechnungen: mit Logo, Positionen und MWST, als sauberes PDF. Sagt der Kunde zu, wird aus der Offerte mit einem Klick die QR-Rechnung.

Aktualisiert im November 2026

Was in eine Offerte gehört

• Ihr Name oder Firmenname, Adresse und Kontaktangaben, bei MWST-Pflicht auch die UID-Nummer.
• Name und Adresse des Kunden.
• Eine Offerten-Nummer und das Datum, damit Sie und Ihr Kunde sich später darauf beziehen können.
• Die Leistungen mit Menge, Einheit und Preis, zum Beispiel Stunden, Material oder Pauschalen.
• Die MWST pro Satz (8,1 %, 2,6 % oder 3,8 %) und das Total, wenn Sie MWST-pflichtig sind.
• Wie lange die Offerte gilt, zum Beispiel 30 Tage.

Wie lange gilt eine Offerte?

Setzen Sie in der Offerte eine Frist, sind Sie bis zu deren Ablauf an Ihr Angebot gebunden (Art. 3 OR). Üblich sind 30 Tage, bei schwankenden Materialpreisen auch weniger. Ohne Frist gilt ein schriftliches Angebot so lange, wie Sie unter normalen Umständen mit einer Antwort rechnen dürfen (Art. 5 OR).

Möchten Sie sich nicht binden, schreiben Sie es in den Einleitungstext, zum Beispiel «Diese Offerte ist unverbindlich». Im Zweifel fragen Sie eine Fachperson; Scanbill gibt keine Rechtsberatung.

Von der Offerte zur QR-Rechnung

Jede heruntergeladene Offerte erscheint unter «Ihre Offerten», mit Betrag, Gültigkeit und Status. Sagt Ihr Kunde zu, klicken Sie auf «In Rechnung umwandeln»: Kunde, Positionen und Einleitungstext werden übernommen, und die Rechnung erhält die nächste Rechnungsnummer, das heutige Datum und den QR-Zahlteil. Die Offerte wird als «Verrechnet» markiert.

Offerten haben eigene Nummern, zum Beispiel 2026-Q001, damit sie sich nicht mit Ihren Rechnungsnummern vermischen.

Warum nicht Word oder Excel?

Eine Word-Vorlage müssen Sie für jede Offerte von Hand anpassen und die Beträge selbst rechnen. Wird daraus eine Rechnung, tippen Sie alles noch einmal ab und brauchen zusätzlich einen QR-Zahlteil. Im Generator rechnet Scanbill Zwischentotal, MWST und Total, und die Rechnung entsteht aus der Offerte, ohne etwas neu einzutippen. Ihre Daten bleiben dabei in Ihrem Browser.

So geht’s

1. Öffnen Sie den Generator. «Offerte» ist bereits gewählt.
2. Tragen Sie Ihre Angaben, Ihr Logo und den Kunden ein.
3. Erfassen Sie die Positionen und wählen Sie, wie viele Tage die Offerte gilt.
4. Laden Sie die Offerte als PDF herunter oder senden Sie sie per E-Mail.
5. Bei Zusage: unter «Ihre Offerten» auf «In Rechnung umwandeln» klicken.

Häufige Fragen