Mahnung Vorlage: Zahlungserinnerung mit QR-Zahlteil

Eine Rechnung ist überfällig. Meist wurde sie einfach vergessen, und eine freundliche Erinnerung genügt. Hier steht, was in eine Mahnung gehört, wie viele Mahnungen in der Schweiz üblich sind, wann Mahngebühren und Verzugszins erlaubt sind, und wie Scanbill die Mahnung mit einem neuen QR-Zahlteil für den offenen Betrag erstellt.

Aktualisiert im November 2026

Der übliche Ablauf

Das Gesetz schreibt keine bestimmte Zahl von Mahnungen vor. Üblich ist: zuerst eine freundliche Zahlungserinnerung kurz nach dem Fälligkeitsdatum, dann eine zweite, bestimmtere Mahnung. Bleibt auch diese ohne Wirkung, folgt die Betreibung. Pro Mahnung sind 10 bis 14 Tage Frist üblich.

Eine «Zahlungserinnerung» ist rechtlich ebenfalls eine Mahnung, nur freundlicher formuliert. Bei guten Kunden lohnt sich vor der ersten Mahnung oft ein kurzer Anruf oder eine E-Mail.

Was in eine Mahnung gehört

• Rechnungsnummer und Rechnungsdatum.
• Der ursprüngliche Betrag und der noch offene Betrag, wenn bereits ein Teil bezahlt wurde.
• Das ursprüngliche Fälligkeitsdatum und eine neue Zahlungsfrist.
• Die Zahlungsangaben, am einfachsten ein neuer QR-Zahlteil mit dem offenen Betrag.
• Ein Hinweis wie «Falls Sie bereits bezahlt haben, betrachten Sie dieses Schreiben als gegenstandslos».
• Bei der letzten Mahnung: der Hinweis, dass sonst die Betreibung eingeleitet wird.

Mahngebühren und Verzugszins

Eine gesetzliche Mahngebühr gibt es nicht. Mahngebühren dürfen Sie nur verlangen, wenn sie vorher mit dem Kunden vereinbart wurden, zum Beispiel in Ihren AGB, und zwar mit einem bestimmten Betrag. Ein allgemeiner Satz wie «Mahnspesen werden verrechnet» genügt nicht.

Verzugszins: Ist der Kunde in Verzug, schuldet er 5 % Zins pro Jahr (Art. 104 OR), ein höherer Satz nur, wenn er vereinbart wurde. In Verzug ist der Kunde ab einem fest vereinbarten Zahlungsdatum (Verfalltag), sonst ab Ihrer Mahnung (Art. 102 OR).

Scanbill setzt in die Mahnung nur den offenen Betrag, ohne Gebühren und ohne Zins. Scanbill gibt keine Rechtsberatung; bei grösseren Beträgen lohnt sich eine Fachperson.

Wenn trotz Mahnung nichts kommt: Betreibung

Die Betreibung beantragen Sie beim Betreibungsamt am Wohnort oder Sitz des Kunden, zum Beispiel online über EasyGov. Sie bezahlen die Kosten im Voraus, bei Forderungen unter CHF 10 000 meist zwischen CHF 50 und 100; ist die Forderung berechtigt, trägt sie am Ende der Schuldner. Der Kunde kann innert 10 Tagen Rechtsvorschlag erheben, dann müssen Sie die Forderung belegen.

Rechnungen verjähren in der Regel nach 10 Jahren, für Handwerksarbeit, Warenverkauf im Detail und gewisse andere Leistungen nach 5 Jahren (Art. 127 und 128 OR).

Mahnen mit Scanbill

Jede Rechnung, die Sie mit Scanbill herunterladen, erscheint unter «Ihre Rechnungen». Ist sie überfällig, erscheint dort der Knopf «Erinnerung». Ein Klick erstellt ein PDF mit freundlichem Mahntext, 10 Tagen Frist und einem neuen QR-Zahlteil für den offenen Betrag, mit der gleichen Referenz wie die Rechnung. Teilzahlungen aus Ihrer Bankdatei sind bereits abgezogen.

Die zweite Mahnung nennt das Datum der ersten. Über das Briefsymbol daneben senden Sie die Mahnung direkt per E-Mail. Jede Mahnung wird mit Datum bei der Rechnung vermerkt.

Haben Sie die Rechnung nicht mit Scanbill erstellt? Schreiben Sie die Mahnung in Word, speichern Sie sie als PDF und fügen Sie mit «In eigenes PDF» einen QR-Zahlteil mit dem offenen Betrag hinzu.

So geht’s

1. Erstellen Sie Ihre Rechnungen mit Scanbill und laden Sie sie herunter.
2. Laden Sie ab und zu Ihre Bankdatei (camt.054): Bezahlte Rechnungen werden abgehakt.
3. Bei einer überfälligen Rechnung klicken Sie unter «Ihre Rechnungen» auf «Erinnerung».
4. Senden Sie das PDF per Post oder E-Mail. Nach 10 bis 14 Tagen folgt bei Bedarf die zweite Mahnung.

Häufige Fragen