Modèle de rappel de paiement avec QR-facture

Une facture est en retard. Le plus souvent, elle a simplement été oubliée, et un rappel aimable suffit. Voici ce que doit contenir un rappel, combien de rappels sont d’usage en Suisse, quand les frais de rappel et l’intérêt moratoire sont permis, et comment Scanbill crée le rappel avec une nouvelle section paiement QR pour le montant ouvert.

Mis à jour en novembre 2026

Le déroulement habituel

La loi ne fixe pas de nombre de rappels. L’usage : d’abord un rappel aimable peu après l’échéance, puis un deuxième rappel plus ferme. S’il reste sans effet, vient la poursuite. Un délai de 10 à 14 jours par rappel est courant.

Juridiquement, un « rappel » est une mise en demeure, simplement formulée avec politesse. Avec les bons clients, un appel ou un e-mail avant le premier rappel suffit souvent.

Ce que doit contenir un rappel

• Le numéro et la date de la facture.
• Le montant initial et le montant encore ouvert, si une partie a déjà été payée.
• L’échéance initiale et un nouveau délai de paiement.
• Les informations de paiement, le plus simple étant une nouvelle section paiement QR avec le montant ouvert.
• Une mention comme « Si vous avez déjà payé, veuillez ne pas tenir compte de ce rappel ».
• Au dernier rappel : l’indication qu’une poursuite sera engagée sinon.

Frais de rappel et intérêt moratoire

Il n’existe pas de frais de rappel légaux. Vous ne pouvez en facturer que s’ils ont été convenus d’avance avec le client, par exemple dans vos conditions générales, avec un montant précis. Une phrase générale comme « des frais de rappel seront facturés » ne suffit pas.

Intérêt moratoire : un client en demeure doit 5 % d’intérêt par an (art. 104 CO), un taux plus élevé seulement s’il a été convenu. Le client est en demeure dès une date de paiement fixée d’un commun accord, sinon dès votre rappel (art. 102 CO).

Scanbill indique dans le rappel uniquement le montant ouvert, sans frais ni intérêts. Scanbill ne donne pas de conseil juridique ; pour des montants importants, consultez un spécialiste.

Sans paiement malgré les rappels : la poursuite

La réquisition de poursuite se dépose auprès de l’office des poursuites du domicile ou du siège du client, par exemple en ligne via EasyGov. Vous avancez les frais, en général entre CHF 50 et 100 pour une créance de moins de CHF 10 000 ; si la créance est fondée, ils sont finalement à la charge du débiteur. Le client peut former opposition dans les 10 jours, et vous devez alors prouver la créance.

Les factures se prescrivent en général par 10 ans, par 5 ans pour le travail d’artisan, la vente au détail et certaines autres prestations (art. 127 et 128 CO).

Faire un rappel avec Scanbill

Chaque facture téléchargée avec Scanbill apparaît sous « Vos factures ». Si elle est en retard, le bouton « Rappel » s’y affiche. Un clic crée un PDF avec un texte de rappel aimable, un délai de 10 jours et une nouvelle section paiement QR pour le montant ouvert, avec la même référence que la facture. Les paiements partiels de votre fichier bancaire sont déjà déduits.

Le deuxième rappel mentionne la date du premier. Avec l’icône d’enveloppe à côté, vous l’envoyez directement par e-mail. Chaque rappel est noté avec sa date à côté de la facture.

Votre facture n’a pas été faite avec Scanbill ? Rédigez le rappel dans Word, enregistrez-le en PDF et ajoutez avec « Dans mon PDF » une section paiement QR avec le montant ouvert.

Comment faire

1. Créez vos factures avec Scanbill et téléchargez-les.
2. Chargez de temps en temps votre fichier bancaire (camt.054) : les factures payées sont cochées.
3. Pour une facture en retard, cliquez sur « Rappel » sous « Vos factures ».
4. Envoyez le PDF par la poste ou par e-mail. Après 10 à 14 jours, envoyez si besoin le deuxième rappel.

Questions fréquentes